HR-genomlysning av HTS Safety: ”Ett kvitto på att vi är HR-compliant och lever upp till kraven på oss som arbetsgivare.”

HTS Safety berättar om genomlysningen av deras HR-arbete

För ett bolag utan någon egen HR-funktion har oron för att inte ha allt på plats ständigt varit närvarande för Platschefen och Operations Manager Eva-Lisa Magnusson, som dessutom är arbetsmiljöansvarig för logistikanläggningen i Jönköping. Eva-Lisa saknar formell HR-bakgrund men precis som i många andra små och medelstora företag har hon hankat sig fram med hjälp av informationssök, ett nätverk med HR-kompetenser och vid svårare personalärenden har hon anlitat jurister.

I samband med att företaget bytte ekonomiansvarig och Sarah Rimfält började för 1½ år sedan blev det aktuellt att se sig om efter en extern partner för HR-området eftersom Sarah inte arbetat så mycket med HR tidigare utan varit nischad mot ekonomi.
–Även om jag som chef arbetat mycket med personalfrågor genom åren har jag ingen formell HR-bakgrund och jag har saknat att ha HR-kompetens tillgänglig. För även om jag kan lite om mycket har jag inte djupet och när det brunnit till eller situationer uppstått som kräver HR-kunskap har jag fått ta hjälp bland mina nätverk eller jurister. Det fungerar inte i längden, berättar Eva-Lisa Magnusson.

Via nätverk kände Eva-Lisa sedan tidigare till Competensums VD Camilla Danielsson och det kändes naturligt att vända sig till henne för att diskutera ett HR-samarbete.
–Vi ville säkra att vi gör rätt och agerar rätt mot vår personal fullt ut. Att ta in en egen HR-resurs är vi för små för, men att ta hjälp externt och köpa timmar av en HR-expert passar oss, berättar Eva-Lisa.

Samarbetet inleddes med en genomlysning av HR-arbetet

Under våren 2022 inleddes därför samarbetet med en heltäckande HR-genomlysning som gjordes av Ulrika Wallberg och Miranda Råvik, båda HR-konsulter på Comptensum.

–Jag blev förvånad över att vi hade så mycket på plats men en del punkter fick vi att jobba vidare med och ta fram. Genomlysningen var det stora jobbet som vi inledde samarbetet med. Nu har vi både på egen hand och med stöttning av Competensum betat igenom många av punkterna som vi fick fram i genomlysningen. Att få helheten, att få se vad som finns, vad som saknas och prioriteringen för vad vi måste ha på plats nu och vad vi kan ta fram senare var väldigt skön. Annars vet man inte riktigt var man ska börja. Så just helheten är det jag känner stor trygghet i att ha ett öga på, berättar Sarah.

–Det var där vi behövde bli trygga, för min oro var att vi brast någonstans. Nu gjorde vi inte det och det blev en lättnad att vi inte agerat fel tidigare och det tyckte jag var skönt att känna. Det har funnits en osäkerhet eftersom jag saknar HR-bakgrund och den djupa kompetensen. För mig är det oerhört viktigt att vi inte gör fel gentemot vår personal, de är vår viktigaste resurs och det får inte ske.

Sarah upplever att kombinationen med en senior och en junior HR-konsult passat HTS Safety och att samarbetet med Ulrika och Miranda varit jättebra. De har pushat henne i rätt riktning mot att känna tryggheten i att hänvisa till personalhandboken eller vända sig till Competensum för att få stöttning.
–Jag har tidigare känt en osäkerhet när det kommit mycket HR-relaterade frågor till ekonomiavdelningen. Det går ofta den vägen men just i den inledande processen med genomlysningen pushade Competensum oss mycket i att vi har gjort och agerat rätt. Jag fick ett litet lyft där när vi påbörjade genomlysningen, säger Sarah.

–Vi klickade rent personkemimässigt, vi har haft trevliga samtal, möten och workshops så det har aldrig varit några konstigheter utan det har känts väldigt ömsesidigt med respekt och en vilja att stötta oss. Tröskeln att kontakta Competensum är väldigt låg, fyller Eva-Lisa i.

Uppdaterad personalhandbok

En stor sak som HTS Safety fått hjälp med av Competensum är en total genomgång och uppdatering av nämnda personalhandbok som hade några år på nacken och behövde kompletteras och bli lite mer fyllig.

–Den har vi fått hjälp att fylla ut så den är up to date och så lanserade vi den i december, berättar Eva-Lisa.

–En del i det löpande arbetet är att uppdatera personalhandboken och där tänker jag att vi tar hjälp av Competensum när det är dags igen, fyller Sarah i.

Medarbetarna upplever skillnad efter genomlysningen

Eva-Lisa lyfter att det är viktigt att medarbetarna faktiskt läser personalhandboken och att det är ett individuellt ansvar men det kan också vara svårt att få all personal till att göra det. När den var uppdaterad gjorde man därför en ordentlig lansering.
–För att promota att det är viktigt gjorde vi en quiz och när medarbetarna hade gjort den fick de en present för vi ville visa vår uppskattning och det fungerade även som morot. När alla kom för att hämta sin present fick vi också återkoppling och positiv feedback som bekräftade att det varit jättebra och att många hade hittat saker i personalhandboken som de inte kände till och som gynnade dem, berättar Eva-Lisa.

–Det är både en trygghet för mig och effektivt för medarbetarna när jag kan hänvisa direkt till personalhandboken nu när jag vet att den är uppdaterad och att det som står i den stämmer. Vid behov får jag snabba svar från vår HR-konsult Miranda som jag upplever som mycket tillgänglig, fyller Sarah i.

Trygga med Competensums HR-konsulter

Sarah nämner att hon inte skulle vilja vara utan den stöttning som Competensum ger och Eva-Lisa tillägger att den dagliga stöttningen underlättar och att allt går snabbare istället för att de ska behöva lägga tid på att leta.
–Om vi har knepiga ärenden framöver, där vi tidigare behövt koppla in jurist, är jag övertygad om att vi kommer att kunna använda Competensums HR-konsulter istället som kan tala om för oss att vi har på fötterna och det som behövs så det är bara att köra. Där känner jag att det blir tryggt att ha Comptensum och att processen kan kortas ner rejält, säger Eva-Lisa.
–Det är jätteviktigt att man känner en tillit och Competensums HR-konsulter är väldigt kompetenta. Det känns tryggt att Ulrika är så senior. Hon har sett de flesta case och det känns inte som att något är nytt för henne, nämner Sarah.

Detta är HTS Safety

HTS Safety är ett dotterbolag till den norska koncernen HTS Hans Torgersen & Sønn AS. HTS Hans Torgersen & Sønn AS äger idag många olika varumärken inom flera branscher; bland annat BeSafe, Voksi, Packline, Loyds samt Barnas Hus. Vårt bolag är en integrerad del av HTS BeSafe AS, där vi ansvarar för kundtjänst, lager, och inköp men även har funktioner så som marknad, sälj och ekonomi.