Hög kvalitet på Resurs Banks löner tack vare outsourcad lön

Hög kvalitet på Resurs Banks löner tack vare outsourcad lön

Att få rätt lön varje månad är något alla förväntar sig. Vem som gör lönerna, hur mycket jobb som ligger bakom och hur det säkerställs att det verkligen blir rätt kanske inte alla tänker på. Men när det inte fungerar blir det påtagligt att lön är något väldigt viktigt för alla företag, oavsett storlek.

2018 beslutade sig Resurs Bank i Helsingborg och dåvarande Comp & Ben Managern för att outsourca lönehanteringen och sedan dess sköter Competensum lönerna åt företaget. Tidigare hade företaget en intern hantering av lönerna åt de då ca 550 medarbetarna. Idag körs 450 löner varje månad av Comptensums lönekonsult. När Resurs Bank sökte ett alternativ till sin interna lönefunktion sökte man medvetet efter en lite mindre partner som man ville outsourca sina löner till. Dels för att få till ett nära och bra samarbete men också för att känna sig prioriterade. Resurs Bank upplevde att det var väldigt sårbart att fortsätta att ha en intern lönehantering och en stor nackdel var att man inte hade någon back-up. Något de har idag med en extern lönepartner med flera lönekonsulter att erbjuda om den primära kontaktpersonen av någon anledning inte är tillgänglig. Valet av partner för outsourcing av lön föll på Competensum mycket tack vare att man kunde erbjuda det som efterfrågades och att det dessutom är ett lokalt bolag i Helsingborg, där även Resurs Bank verkar.

Petra Hult, som sitter på Resurs Banks avdelning Comp & Ben inom HR, är Payroll specialist och den som har tätast kontakt med Competensum och Resurs Banks personliga lönekonsult Kristina Rembring. Det är Petra som svarar på frågor från organisationen om lön och som säkerställer att underlaget för lönerna kommer Competensum tillhanda och att de får rätt utfall varje månad.

Hur upplever du löneadministrationen och den service som Competensum ger er?

-Vi är väldigt, väldigt nöjda och har varit det hela resan. Vi har haft olika löneadministratörer men det som känns extra bra är vetskapen om att det finns en kännedom och en kompetens inom bolaget så om vår löneadministratör inte finns på plats, finns det någon annan och att de täcker upp för varandra. Vi jobbar nära varandra, har en bra och personlig relation och jag upplever att Competensum är väldigt flexibla. Vi känner stor tillit till att Competensum känner oss och kan flagga för vissa saker som de ser behöver åtgärdas, berättar Petra Hult.

De senaste åren har Resurs Bank gjort en enorm digital resa med mycket förändringar, integrationer och nya system för att vara i framkant. I de projekten har det varit viktigt för Resurs Bank att tidigt involvera Competensum i processen. En gemensam effektivitetsresa som Petra upplever förenklat för båda parter och där ett ex är att man numera slipper manuell hantering av friskvårdsbidrag.

Största skillnaden mellan intern och outsourcad lön

Den största skillnaden och fördelen med att outsourca lönen är enligt Petra att Resurs Bank numera har en driftsäkerhet.

-Det kan låta lite tråkigt men vi vet att hos Competensum ligger all kompetens kring eventuella ändringar och lagar. Vi är trygga i att det finns en back-up om löneadminstratören skulle bli sjuk eller behöver vara ledig och skulle det hända något med data från vår sida kan Competensum alltid köra en grundlön. Vi har varit noga med att se till att vi alltid ska kunna betala ut lön oavsett vad som händer, så får vi hellre justera i efterhand. Vi har en partner som hjälper oss i hur vi ska tänka och hantera löner på bästa sätt. Hade vi haft lön internt hade vi behövt vara ännu större för att kunna täcka upp och ha motsvarande driftsäkerhet, sammanfattar Petra.

Inom Resurs Bank, liksom i de flesta andra organisationer gäller det att prioritera sin tid och eftersom just lön är ett så isolerat kompetensområde kan Petra och teamet fokusera på andra viktiga delar i verksamheten i och med att de har outsourcat lönehanteringen.

-Eftersom Competensum har den samlade kompetensen inom lön känner jag alltid att oavsett frågor eller problem som jag stöter på när jag hanterar lönefrågor finns det alltid någon som kan svara på det. Dessutom erbjuder Competensum andra bitar som vi också skulle kunna få hjälp med, säger Petra.

Petra berättar även att deras lönekonsult Kristina Rembring har bra koll på Resurs Banks medarbetare och flaggar som om hon vore anställd i företaget.
-Det är inget krav vi ställer för det är vi som ska ha full koll och se till att vi lämnar rätt information,  att det ska vara så lite manuell handpåläggning som möjligt men just det är så extremt värdefullt för oss. Det är extra grädde på moset att Kristina kan och känner oss så väl. Det känns som att vi är kollegor och tillsammans försöker vi hjälpas åt för att göra varje månads lönekörning så smidig som möjligt, berättar Petra.

Tillgång till extra kunskap tack vare lönespecialisten

Under de senaste åren när det varit ändrade regler kring karens, sänkta arbetsgivaravgifter osv har Competensums kompetens varit extra viktig för Petra och Resurs Bank.
-Jag har inga interna bollplank för de här sakerna utan då är Competensum mitt bollplank och jag känner att jag inte behöver vara “on top of” allt nytt utan det får jag från Kristina och tillsammans så löser vi det. Ibland kan vi även komma i tolkningssituationer och jag känner att vi lär oss av varandra, säger Petra.

Rätt lön i rätt tid

Petras ambition är att så korrekt data som möjligt ska komma från Resurs Bank till Competensum för att minimera felprocenten och säkerställa att medarbetarna får rätt lön i rätt tid.
-Felen ska inte komma från oss utan de gånger något behöver rättas till handlar det om att någon inte rapporterat sin semester etc på rätt sätt i våra system. Det är ett gemensamt ansvar att medarbetarna får rätt lön och Competensum är beroende av att vi levererar så korrekt data som möjligt och att de får den i rätt tid så de hinner göra sitt arbete. Jag är helt trygg med att Competensum gör sin del när de får korrekt data från oss, berättar Petra.

Outsourcing av lön har frigjort mycket tid

-Tack vare att vi outsourcar lön till Competensum kan jag fokusera på så mycket annat, vilket inneburit att vi höjt kvaliteten på vår lön enormt mycket. Vi levererar lön med jättegod kvalitet. Jag har också kunnat fokusera på att få bort all vår pappershantering. Vi printar ingenting och vi har digitaliserat hela det administrativa flödet inom HR och lön. Jag har kunnat fokusera på att implementera och förbättra våra tidrapporterings- och reseräkningssystem istället. Vi märker att vi i jämförelse med en del stora aktörer kunnat göra den här digitala förflyttningen ganska snabbt och vi lägger i princip ingen tid på att skicka saker fysiskt längre, det mesta sköts digitalt säger Petra stolt.

Vikten av en förändringsbenägen partner

På frågan om hur planerna ser ut framöver svarar Petra:
-Vi vill ju fortsätta denna resan framåt men vi strävar också för att bibehålla en säker leverans och vi säkerställer också att vi har hållbara medarbetare och att vi arbetar med att alla ska vara välmående och få landa i saker innan vi rusar vidare till nästa steg.

För Resurs Bank har det varit viktigt att ha en partner för lönehantering som också vill möta en mer digitaliserad värld, som vill växa och säkerställa att andra rutiner får ersätta de manuella och som möter lite större bolags behov.

-Där tycker vi Competensum är förändringsbenägna och har gjort en stor förflyttning under åren vi har samarbetat. Trots alla våra förändringar har vi aldrig möts av motvilja till att ändra utan tvärtom en vilja att hitta lösningar som fungerar för båda parter. De har anställt fler lönekonsulter under åren och är till och med involverade i att ta fram ett helt nytt lönesystem, som vi absolut kan tänka oss att gå över till på sikt. Allt detta sammantaget gör att vi uppfattar Competensum som en stabilare partner för vår outsourcing av lön och vi ser fram emot att fortsätta vårt fina samarbete, avslutar Petra.